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2021/2/15更新
『滑り止めで受けていた研究室に辞退メールは送るべきかな？』
『研究室訪問していない研究室にも辞退メールは必要？』
『辞退メールのテンプレが欲しい。』
こんなお悩みを解決します。
☆院試合格後の挨拶メールの書き方【例文コピペでOK！】
教授への挨拶メールの書き方・マナー
先ずは、院試お疲れ様でした。
院試が終わったら、進学先の研究室以外にも、進学を辞退したい研究室に対してもメールを送っておきましょう。
進学辞退する研究室の教授とは、今後も学会などで顔を合わせる機会があると思うので、辞退する旨や、研究室訪問などでお世話になったお礼をしっかりと述べておきましょう。
教授にメールを送るときは礼儀正しい文面を心がけるとともに、用件を簡潔に伝えることが大切です。
ここでは、辞退メールの書き方やマナーについて説明していきます。
件名はわかりやすくまとめる
大学教授ともなると、毎日数十件のメールを受信しています。そのため、件名を見てそのメールを開封するかを判断しています。
それゆえに、件名が書かれていなかったりするとメールを読んですらもらえません。
あなたのメールが教授の目に留まるよう、ビジネスメールの件名には、ひと目見ただけで用件が伝わる、分かりやすいタイトルを記すことが大切です。
件名には用件と名前を最低限明記しておき、必要に応じて大学名や学部名も記載しておきましょう。
辞退メールはなるべく早く送る
その研究室を辞退することが決まったらすぐに辞退メールを送っておくことをおすすめします。
辞退先と似たような研究室に配属される場合、学会やセミナー、就職後の共同研究で教授に出くわす可能性があるからです。
今後のことを考えると、印象が良いに越したことはありません。
あなたがギリギリに進学辞退したばかりに、その研究室に欠員が出たりすれば、教授はあなたのことをあまりよくは思わないではずです。
このような事態を避けるためにも、早めに辞退の連絡をしておきましょう。
礼儀正しい表現を用いる
目上の人に送るメールは、礼儀正しく書くのが基本です。
特に、はじめてメールを送る場合、メールの印象そのものがあなたの印象になります。誠実さを感じられる丁寧な文面に仕上げることを心がけましょう。
作成したメール文は送信する前に見直して、誤字や脱字がないか必ず確認しましょう。
教授への辞退メールの例文【例文コピペでOK!】
メール例文①｜併願先の教授への辞退メール
研究室訪問でお世話になった場合は、その御礼も述べておきましょう。
申し訳ない気持ちも残りますが、自分の進路なので仕方がないことです。
件名：大学院の進学辞退のご連絡 ”自分の名前” ”自分の大学・研究科”
〇〇大学△△研究科 □□先生
お世話になっております。
〇〇年度、〇〇大学〇〇研究科〇〇専攻の大学院入試を受けた〇〇大学の△△（名前）と申します。
この度、貴学から合格の通知をいただきましたが、〇〇大学〇〇研究室を併願しており、大変悩んだ末に、そちらの研究室に進学することにいたしました。
研究室訪問の際はご親切に対応していただいたにも関わらず、このような連絡となってしまい大変申し訳ございません。
入試課には別途、進学辞退のご連絡をさせていただいております。
お手数をお掛けしますが、何卒よろしくお願いします。
”自分の名前”
〇〇大学△△学科
進学先を明記するかどうかは悩ましいところですが、今後学会などで会う可能性が高いのであればきちんと明記するのがおすすめです。細かいところは個人の好みで変えてみてください。
メール例文②｜入試課宛の辞退メール
大学院の進学辞退メール例文の２つめは、『大学の入試課』宛です。
入試課には淡白なメールで良いかと思います。
件名：大学院の進学辞退のご連絡 ”自分の名前” ”自分の大学・研究科”
〇〇大学 入試課 ご担当者様
お世話になっております。
〇〇年度、〇〇大学〇〇研究科〇〇専攻の大学院入試を受けた〇〇大学の△△（名前）と申します。
この度、貴学から合格の通知をいただきましたが、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お手数をお掛けして大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いします。
”自分の名前”
〇〇大学△△学科
好みによって時候の挨拶などを入れてもいいですが、長くなるので個人的にはなくていいと思ってます。
大学によっては、『各研究科に連絡してください』などの記載があるので、メールの送信先はHPで確認してみてください。また、大学の入試と大学院入試では連絡先が異なることもあるので注意しましょう。
入学辞退届を提出する場合
大学のHPで入学辞退方法を調べてみると、『入学辞退届を提出してください』と記載されていることがあります。
入学辞退届は大学HPからダウンロードできるので、所定の方法にて提出してください。
この場合は、入試課へのメールはしなくてもOKです。メールを送った方がベターですが。
ただし、研究室訪問などでお世話になった教授に対しては、自分からきちんと連絡するのがおすすめです。
まとめ
入学を辞退する方法は各大学、専攻によってことなるので、大学HPでしっかりとチェックしてください。
☆理系院生の就活
